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"Data Merge" o integración de datos externos en InDesign CS5.5.

Muchos diseñadores se han encontrado en la situación de tener que hacer tarjetas de presentación, credenciales, invitaciones o documentos similares para un cliente o para la empresa en que trabajan.

 

Cuando el trabajo es solo diseñar las tarjetas o credenciales para unas 10 personas no hay gran problema en copiar y pegar los datos de cada uno de ellos e ir guardando los archivos. Pero esta tarea se torna un poco más compleja y tediosa cuando tenemos que cambiar los datos en 200, 400 o más credenciales, tarjetas o documentos. Copiar y pegar los datos de todas estas personas nos llevaría mucho tiempo y el margen de error se vuelve mayor. Sin embargo hay opciones que nos facilitan demasiado esta tarea y solo necesitaremos que el cliente o área de recursos humanos nos faciliten la lista de los nombres que necesitamos en algún formato tipo txt, xml o csv, y así  Indesign podrá hacer el resto importando estos datos dentro de nuestro "template" o diseño que hayamos creado previamente.

 

Primero tenemos que ordenar y determinar cuáles serán los datos que necesitamos colocar en nuestros diseños, ya sea dirección, teléfono, puesto, email, etc. y acomodarlos de la siguiente forma en nuestro documento de Excel:

 

Data Merge Indesign

 

El documento en este caso lo guardaremos en formato .cvs, pero Adobe InDesign puede también tomar datos de archivos .txt e incluso de documentos .xml para tareas más complejas que ya en otros tutoriales veremos.

 

En InDesign vamos a crear una documento de 9 x 5 centímetros que sería el tamaño estándar de una tarjeta de presentación. Hacemos nuestro diseño con todos los elementos (iconos, fotos, imágenes que necesitemos) y creamos todos los campos de textos necesarios (nombre, mail, dirección, etc) asignandoles el estilo que queramos a cada campo, es decir tipo de letra, tamaño, color etc.

 

Prepare Image Data Merge

 

El texto que no vaya a cambiar o que vaya a ser igual en todos los documentos lo ponemos de una vez en una página maestra, ya que este no se cargará externamente de nuestro archivo de Excel.

 

En el panel Data Merge que lo encontramos en Windows-Utilities-Data Merge será desde el cuál importemos los datos externos.

 

Menu Data Merge Indesign

 

En este Panel (Data Merge) seleccionamos la opción Select Data Source… , y elegimos nuestro archivo .csv.

 

Select Data Source

 

Hecho esto es solo cuestión de ir seleccionando  los campos de texto de nuestro documento (la dirección, nombre, email, etc) uno por uno y dar click en el campo correspondiente del panel  Data Merge. También funciona si arrastramos desde el panel hacia cada uno de los campos de texto.

 

DragOptionsToText

 

Hasta aquí podemos ver como aparece la indicación de qué información se le ha asignado a cada campo.

 

Drag to Text Data Merge

 

Si damos click en la opción de "preview" veremos cómo aparecen los datos en nuestro documento, los cuales están siendo importados directamente desde nuestro .csv. Pero ¿qué pasa con con los datos de los otras personas? ¿por qué solo podemos ver una sola tarjeta?

 

PreviewDataMerge

 

En el mismo panel de Data Merge daremos click en la parte inferior derecha al ícono que dice "Create Merged Document" y se desplegará las siguientes opciones:

 

CreateMergeDocumentMenu

 

Vamos a dejar las opciones que nos da por default: Record to Merge: All Records. Records per Document Page: Single Record así como seleccionadas las 2 opciones de la parte inferior. Damos click en OK.

 

Si abrimos ahora el panel de "Pages" verás que se han insertado 4 páginas que corresponderán a cada uno de los registros que tenemos en nuestro archivo de Excel. Si revisamos cada uno de ellos veremos que los datos se han insertado correctamente.

 

PagesFinalInDesign

 

Insertar imágenes

 

El proceso para insertar cuantas imágenes necesitemos en nuestro documento es similar, incluso si las imágenes son diferentes cada una de ellas, como por ejem la foto de cada uno de los empleados, logotipos, códigos QR etc.

 

En nuestro archivo.cvs insertamos otra columna con el nombre de '@Imagenes. Por lo regular funcionaría sin el carácter (') del principio, pero Excel en ocasiones no deja poner celdas que empoces con @ ya que formaría parte de alguna formula, razón por la cual deberemos poner ' .

 

CSVConImagenes

 

Ya salvado nuestro archivo .csv hacemos exactamente lo mismo que hicimos anteriormente pero colocando un recuadro con la herramienta "Rectangle Frame Tool", donde arrastraremos la opción Image desde nuestro panel "Data Merge".

 

DataMergePanelImagenes

 

De igualmanera damos click en "Create Merge Document" y vemos como cada una de las imágenes se insertará en cada página o tarjeta con los datos correspondientes. Es importante que las imágenes estén guardadas en la misma carpeta donde tenemos nuestro archivo Excel así como el documento de InDesign, de lo contrario deberemos de poner toda la ruta completa donde se localizará la imagen:

 

C:\Images\Augusto.jpg en Windows.

Desktop:Images:Augusto.jpg en Mac.

 

TarjetaFinal

 

 

Hasta aquí una manera muy sencilla de importar datos desde archivos externos en Adobe Indesign y así evitarnos el perder valioso tiempo en estar copiando y pegando el texto de una aplicación a otra.